Focus one - FAQ · agross Software

1. Arbeitsweise & Fokus

1.1 Generelle Empfehlung zur Arbeitsweise

Die Arbeitsweise in Focus one orientiert sich an einem klaren, praxisnahen 4-Schritte-Prozess. Dieser hilft dabei, Aufgaben strukturiert zu erfassen, sinnvoll zu organisieren, gezielt zu priorisieren und konsequent zu erledigen.

Sammeln: Alles was erledigt werden muss, landet als neue Aufgaben im Eingang.
Verarbeiten: Aufgaben werden Standardlisten, Projektlisten und/oder Bereichen zugeordnet, mit Terminen und/oder Wiederholungen versehen. Zur Bearbeitung gehört auch alle Listen regelmäßig durchzusehen und dabei Aufgaben zu aktualisieren, zu verschieben oder bei Bedarf zu löschen.
Fokussieren: Fokussieren bedeutet zu entscheiden, welche Aufgaben als nächstes erledigt werden müssen. Das funktioniert zum Teil automatisiert (über ein Erledigungsdatum) oder die Aufgaben werden bewusst in „Als nächstes“ und/oder „Fokus“ verschoben.
Erledigen: Die Aufgaben werden entsprechend abgearbeitet und erledigt.

1. Sammeln

Alles, was dir einfällt oder erledigt werden muss, wird zuerst im Eingang gesammelt.
Hier landen spontane Ideen, neue Aufgaben, Erinnerungen oder Dinge, die du später einplanen möchtest.
Der Eingang ist somit dein zentraler Sammelort — frei von Struktur und Prioritäten.
Wichtig ist: Nichts bleibt im Kopf, alles wird schnell notiert, um später verarbeitet zu werden.

Tipp: Trage Aufgaben so einfach und schnell wie möglich ein – der Eingang dient als erste Ablage, nicht als Arbeitsliste.

2. Verarbeiten & Organisieren

Im zweiten Schritt werden die gesammelten Aufgaben sortiert, zugeordnet und konkretisiert.
Dabei kannst du:

Aufgaben passenden Standardlisten (z. B. „Geplant“, „Jederzeit“ oder „Warten auf“) zuordnen,
Aufgaben einem Projekt zuweisen, falls sie Teil eines größeren Ziels sind,
Aufgaben einem Bereich (z. B. Beruf, Privat, Studium, …) zuordnen,
Termine, Fälligkeiten und/oder Wiederholungen festlegen.

In diesem Schritt entscheidest du auch, ob eine Aufgabe überhaupt noch relevant ist oder gelöscht werden kann.
Zu Verarbeiten gehört außerdem, alle Listen regelmäßig durchzusehen – so bleiben Aufgaben aktuell und klar priorisiert. Die Gefahr etwas zu übersehen wird minimiert.

Empfehlung: Plane eine regelmäßige Durchsicht (Review), um deine Listen aufgeräumt und realistisch zu halten. Das Intervall kann in Focus one bei den Projekteinstellungen hinterlegt werden.

3. Fokussieren

Jetzt entscheidest du, was als nächstes wichtig ist.
Das Fokussieren hilft dir, deine Aufmerksamkeit gezielt auf das Wesentliche zu lenken. Der Schritt Fokussieren kann schon während der regelmäßigen Durchsicht erledigt werden

Du kannst: - Aufgaben bewusst in „Als nächstes“ und/oder in „Fokus“ verschieben,
- oder dich auf Aufgaben konzentrieren, die automatisch aufgrund eines hinterlegten Erledigungsdatum in der Liste “Als nächstes” aufscheinen

Wechsle dabei immer in den entsprechenden Bereich. Bist du im Büro, dann sollst du auch nur die Aufgaben und Projekte des Bereichs „Büro“ sehen und nicht die von Zuhause.

Zusätzlich kannst du auf die wichtigsten Aufgaben den Fokus setzen. Diese scheinen dann in der Liste “Fokus” auf.

Tipp: Gib nicht zu vielen Aufgaben den Fokus! Drei , zum Beispiel, ist eine bewährte, überschaubare Anzahl an Aufgaben. Arbeite diese ab und priorisieren dann erneut.

Damit stellst du sicher, dass du jederzeit weißt, was jetzt ansteht, ohne dich von der Gesamtliste überwältigen zu lassen.

Ziel: Immer nur die wirklich relevanten Aufgaben im Blick behalten.

4. Erledigen

Im letzten Schritt geht es ums Tun.
Die Aufgaben aus dem Fokus oder der „Als nächstes“-Liste werden abgearbeitet – eine nach der anderen.
Sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, kannst du sie abhaken.
Damit verschwindet sie automatisch aus den aktiven Listen und wandert in Erledigt.

Das Abarbeiten geschieht in ruhiger Konzentration, frei von Ablenkung – du arbeitest mit Klarheit, weil du zuvor gesammelt, organisiert und fokussiert hast.

Ergebnis: Weniger Chaos, mehr Überblick und das gute Gefühl, Dinge wirklich abzuschließen.

Zusammengefasst

Schritt	Ziel	Hauptliste
1. Sammeln	Alles erfassen	Eingang
2. Verarbeiten	Aufgaben strukturieren und planen	Standardlisten, Projekte, Bereiche
3. Fokussieren	Prioritäten setzen	Fokus, Als nächstes
4. Erledigen	Aufgaben umsetzen	Erledigt

Diese vier Schritte bilden den Kern der Arbeitsweise von Focus one – einfach, übersichtlich und effektiv.

1.2 Wie kann ich mich in Focus one auf bestimmte Aufgaben fokussieren?

Focus one bietet dir vier gezielte Möglichkeiten, die Informationsflut zu reduzieren und dich auf das Wesentliche zu konzentrieren:

1. Bereiche (Thematische Trennung) Durch das Anlegen von Bereichen (z. B. Arbeit, Privat, Studium) kannst du Projekte und Aufgaben komplett voneinander separieren. Über den Bereich-Switcher auf dem Hauptbildschirm wählst du deinen aktuellen Kontext aus. Ist ein Bereich aktiv, werden nur die zugehörigen Aufgaben und Projekte angezeigt – auch die Standardlisten (wie „Als nächstes“ oder „Warten auf“) passen sich automatisch an.

2. Projekt-Fokus (Deep Work) Möchtest du dich voll und ganz auf ein einzelnes Vorhaben konzentrieren? Nutze den Projekt-Fokus. Per Rechtsklick (Mac) oder Long-Tap (iOS) auf ein Projekt in der Liste und die Auswahl „Projekt fokussieren“ wird die gesamte App auf dieses Projekt gefiltert. Alle anderen Inhalte werden ausgeblendet, sodass du ohne Ablenkung an deinem Ziel arbeiten kannst.

3. Die Liste „Als nächstes“ (Automatisierte Planung) Die Liste „Als nächstes“ dient als dein dynamischer Tagesplan. Sie stellt sicher, dass du nie den Überblick verlierst, indem sie relevante Aufgaben aus verschiedenen Quellen bündelt:

Terminbasierte Aufgaben: Aufgaben, deren Erledigungsdatum für heute (oder davor) geplant ist, erscheinen hier automatisch.
Serielle Projekte: Bei Projekten mit serieller Arbeitsweise wird automatisch immer nur die oberste (nächste) Aufgabe in „Als nächstes“ eingeblendet. Sobald du diese erledigst, rückt die folgende Aufgabe nach.
Manuelle Auswahl: Du kannst jederzeit Aufgaben manuell in diese Liste verschieben, um sie für deinen Tag vorzumerken.

Auch die Liste „Als nächstes“ berücksichtigt deine gewählten Bereiche und Projekt-Fokus-Einstellungen, damit du wirklich nur das siehst, was im aktuellen Kontext relevant ist.

4. Fokus-Liste (Tages-Prioritäten) Für deine wichtigsten Tagesziele gibt es die Liste „Fokus“. Du kannst Aufgaben per Links-Swipe oder über das Kontextmenü markieren. Diese erscheinen dann gesammelt in der Fokus-Liste. So priorisierst du aus einer langen Aufgabenliste schnell die Dinge, die heute wirklich zählen.

Tipp: Weniger ist mehr. Setze den Fokus bewusst auf nur wenige Aufgaben (z. B. drei pro Tag), um diese auch wirklich abzuschließen.

1.3 Warum sollte ich meine Projekte regelmäßig durchsehen?

Damit dein Task-Manager nicht zum „Friedhof“ für alte Aufgaben wird, ist die regelmäßige Durchsicht (Review) entscheidend. Sie stellt sicher, dass deine Listen aktuell bleiben und du das Vertrauen in dein System behältst.

Wie unterstützt mich Focus one dabei? In den Einstellungen jedes Projekts kannst du ein individuelles Durchsicht-Intervall (z. B. wöchentlich oder monatlich) festlegen.

Der rote Punkt: Wenn ein Projekt zur Durchsicht fällig ist, zeigt Focus one in der Projektliste einen dezenten roten Punkt links neben dem Projektnamen an.
Der Prozess: Gehe das Projekt kurz durch, aktualisiere Termine, lösche erledigte oder hinfällige Aufgaben und setze neue Prioritäten.
Abschluss: Sobald du die Durchsicht mit dem Button im Projekt (unterhalb der letzten Aufgabe) bestätigst, beginnt das Interval von vorne.

Dein Vorteil: Du behältst jederzeit die Kontrolle über deine Projekte und verhinderst, dass wichtige Aufgaben im Alltag untergehen.

Info: Wenn du in den Projekteinstellungen bei Regelmäßige Durchsicht 0 (Null) auswählst, kannst du die Durchsicht deaktvieren (Standard ist eine Woche).

2. Funktionen, Account & Sicherheit

2.1 Synchronisation & Datenschutz

Focus one nutzt deinen persönlichen iCloud-Account, um Daten nahtlos zwischen deinen Geräten zu synchronisieren. Dies garantiert ein Höchstmaß an Datenschutz und Sicherheit: Da die Daten in deiner privaten Cloud liegen, hat niemand außer dir – auch nicht wir als Entwickler – Zugriff darauf.

Sollten dennoch Synchronisationsprobleme auftreten, prüfe bitte die folgenden Punkte:

1. Identischer iCloud-Account Stelle sicher, dass du auf allen Geräten mit demselben Apple-Account angemeldet bist.

iOS: Einstellungen → [Dein Name] (Apple-ID, iCloud…)
macOS: Systemeinstellungen → Dein Name

2. iCloud Drive aktivieren iCloud Drive muss für die Datenübertragung eingeschaltet sein.

iOS: Einstellungen → [Dein Name] → iCloud → iCloud Drive muss auf „Ein“ stehen.
macOS: Systemeinstellungen → [Dein Name] → iCloud → iCloud Drive muss auf „Ein“ stehen.

3. Focus one für iCloud freigeben Focus one benötigt die explizite Berechtigung, Daten in die iCloud zu schreiben.

iOS: Einstellungen → [Dein Name] → iCloud → (Apps, die iCloud verwenden) „Alle anzeigen“ → Suche Focus one und stelle sicher, dass der Schalter aktiviert ist.
macOS: Systemeinstellungen → [Dein Name] → iCloud → iCloud Drive muss auf „Ein“ stehen.

Hinweis: Nach dem Aktivieren kann es je nach Internetverbindung einen Moment dauern, bis die Daten zum ersten Mal vollständig abgeglichen sind.

2.2 Kann ich mein Abonnement mit Familienmitgliedern teilen?

Ja! Focus one unterstützt das offizielle Apple Family Sharing (Familienfreigabe).

Wenn du ein Abonnement oder den Lifetime-Kauf abschließt, können bis zu fünf weitere Familienmitglieder in deiner iCloud-Familiengruppe Focus one ohne zusätzliche Kosten nutzen.

So funktioniert es: 1. Stelle sicher, dass die Familienfreigabe in deinen Apple-ID-Einstellungen aktiviert ist. 2. Deine Familienmitglieder können Focus one einfach aus dem App Store laden. 3. Falls der Premium-Status nicht automatisch erkannt wird, genügt ein Klick auf „Käufe wiederherstellen“ in den App-Einstellungen.

Wichtig für den Datenschutz: Auch wenn ihr das Abo teilt, bleiben eure Daten strikt getrennt. Jedes Familienmitglied nutzt seinen eigenen privaten iCloud-Speicher. Niemand kann die Aufgaben oder Projekte des anderen sehen.

2.3 Kann ich Aufgaben und Projekte gemeinsam mit anderen bearbeiten?

Nein, Focus one ist als persönlicher Task-Manager konzipiert.

Die App ist darauf optimiert, dir maximale Klarheit über deine eigenen Aufgaben und Projekte zu verschaffen. Eine Kollaborations-Funktion für Teams oder Gruppen gibt es bewusst nicht.

Warum ist das so?

Privatsphäre & Sicherheit: Deine Daten werden ausschließlich über deinen privaten iCloud-Account synchronisiert. Niemand – auch nicht wir als Entwickler – hat Zugriff darauf. Eine Freigabe für andere Nutzer würde diesen geschlossenen Sicherheitskreis aufbrechen.
Fokus: Focus one hilft dir, dein „Rauschen“ zu minimieren. Die App konzentriert sich auf deine persönliche Produktivität, ohne die Komplexität und Ablenkung, die Team-Tools oft mit sich bringen.

Tipp: Wenn du Projekte mit anderen teilen musst, kannst du Focus one dennoch für deine persönliche Planung nutzen, um die für dich relevanten Schritte aus Team-Projekten im Blick zu behalten.

2.4 Kann ich Dateien oder Anhänge (Attachments) zu Aufgaben hinzufügen?

Aktuell ist das Anhängen von Dateien (wie PDFs oder Bildern) direkt in Focus one nicht möglich.

Focus one konzentriert sich derzeit auf eine schlanke und schnelle Aufgabenverwaltung. Wir wissen jedoch, dass Dateianhänge für viele Workflows wichtig sind, und schließen nicht aus, dieses Feature in zukünftigen Updates nachzureichen.

Unser Tipp für die Zwischenzeit: Du kannst das Notizfeld jeder Aufgabe nutzen, um dort Links zu hinterlegen. Wenn deine Dateien in der iCloud, Dropbox oder auf einem Server liegen, kopiere einfach den Freigabelink in die Notizen der Aufgabe. So hast du mit einem Klick direkten Zugriff auf das Dokument.

Ausblick: Wir entwickeln Focus one stetig weiter. Feedback zu gewünschten Funktionen wie Dateianhängen hilft uns dabei, die Prioritäten für kommende Versionen zu setzen.