Export, Import und YAML-Vorlagen

Du kannst Projekte aus Focus one herausholen und Projekte als Vorlage speichern und wieder einlesen.

Funktion	Plan
Markdown-Export von Projekten (für Obsidian, Mail, Notizen)	Free
Tutorial-Projekte laden	Free
Vorlagen exportieren und importieren (Text/YAML)	Pro

Markdown-Export

So exportierst du. Öffne ein Projekt und wähle im Menü Teilen den Eintrag Markdown teilen (Share-Sheet: Mail, Notizen, Obsidian …) oder Markdown als Datei sichern … (Dateidialog). Das Menü steht auch im Kontextmenü der Projektliste. Der Markdown-Export ist kostenlos und gilt nur für einzelne Projekte, nicht für Listen. Er ist zum Lesen gedacht, nicht zum erneuten Import.

So sieht das Ergebnis aus. Der Projekttitel steht als Überschrift, darunter Bereich und Deadline in einer Zeile, dann die Projektnotiz. Offene Aufgaben folgen in Projektreihenfolge als Checkbox-Zeilen (- [ ]), Überschriften als ##. Erledigungsdatum und Deadline stehen in Klammern hinter dem Titel, Notizen eingerückt darunter, Checklisten als eingerückte Checkbox-Zeilen. Erledigte Aufgaben stehen am Ende unter „Erledigt“ als - [x], mit dem Datum. Der Dateiname ist der Projekttitel mit der Endung .md.

Vorlagen im YAML-Format

Focus one liest Projekte samt Aufgaben aus einer YAML-Textdatei ein. Der Projekt-Export (Teilen, Pro) erzeugt genau dieses Format. Du kannst exportierte Projekte also bearbeiten und erneut importieren, eigene Vorlagen schreiben oder Listen aus anderen Apps umwandeln.

Vorlage herunterladen

Die Importvorlage erklärt jedes Feld und zeigt mehrere Beispiele. Sie lässt sich selbst importieren, um alles auszuprobieren. Dabei entstehen der Bereich „Beispiel“ (englisch: „Example“) und mehrere Beispielprojekte, die du danach löschen kannst.

Aufbau der Datei

Jedes Projekt beginnt mit der Zeile project: ganz links am Zeilenanfang. Danach folgen die Projektfelder, unter tasks: die Aufgaben.
Eine Datei kann beliebig viele Projekte enthalten. Die Aufgaben bleiben in der Reihenfolge der Datei.
Schreibe in Notizen keine Zeile, die ganz links mit project: beginnt. Eingerückt ist in Ordnung.
Alternativ gibst du mehrere Projekte als Liste unter projects: an. Dann gilt nur diese Form, beide Schreibweisen lassen sich nicht mischen (Beispiel 8 in der Vorlage).
Speichere die Datei als UTF-8 und rücke mit Leerzeichen ein, nicht mit Tabs. Erlaubt sind Kommentare mit #, einfache und doppelte Anführungszeichen und die Blockschreibweise für mehrzeilige Texte.

Projektfelder

Feld	Pflicht	Bedeutung
`title`	ja	Bleibt der Titel leer (`""`), wird kein Projekt angelegt. Die Aufgaben landen dann ohne Projekt im Bereich.
`note`	nein	Projektnotiz, mehrzeilig mit `\n` oder in Blockschreibweise
`area`	nein	Bereich des Projekts. Der Name wird exakt verglichen, ein fehlender Bereich wird neu angelegt. Ohne Angabe bleibt das Projekt ohne Bereich.
`format`	nein	`s`, `serial` oder `seriell` ergibt ein serielles Projekt (Pro, ohne Pro wird es parallel importiert). `p`, `parallel`, `f`, `free`, `frei` oder jeder andere Wert ergibt ein paralleles Projekt.
`deadline`	nein	Deadline des Projekts

Aufgabenfelder

Feld	Pflicht	Bedeutung
`title`	ja	Eine Aufgabe ohne Titel bricht den gesamten Import ab. Nur Überschriften dürfen einen leeren Titel haben.
`note`	nein	Notiz, unterstützt fett
`list`	nein	Zielliste, alles klein geschrieben: `inbox` (Eingang), `next` (Als Nächstes), `planned` (Geplant), `waiting` (Warten auf), `anytime` (Jederzeit), `deferred` (Später). Fehlt der Wert oder ist er unbekannt, zum Beispiel `focus` oder `done`, kommt die Aufgabe nach „Jederzeit“.
`header`	nein	`true` macht aus dem Eintrag eine Überschrift statt einer Aufgabe
`duedate`	nein	Geplantes Erledigungsdatum
`deadline`	nein	Harte Deadline, unabhängig vom Erledigungsdatum
`checklist`	nein	Kurzform (Liste von Texten) oder Langform mit `title` und `done`. `true`, `yes`, `ja` und `x` zählen als erledigt, leere Einträge werden verworfen.

Nicht importierbar sind Tags, Erinnerungen, Wiederholungen, Anhänge, Fokus und der Status „erledigt“.

Datumsformate

Gilt für duedate, deadline und die Projekt-deadline. Schreibe Datumsangaben immer in Anführungszeichen.

Schreibweise	Bedeutung
`"2026-12-24"`	Datum
`"2026-12-24T18:30"`	Datum und Uhrzeit, auch mit Sekunden (`:00`)
`"2026-12-24T18:30:00.000Z"`	ISO 8601 mit Zeitzone, nur mit Millisekunden
`"d10"`	Heute plus 10 Tage, `"d0"` ist heute, `"d-1"` gestern, immer ohne Uhrzeit
`"m1"`	Heute plus 1 Monat

Datumsangaben, die sich nicht lesen lassen, werden ohne Fehlermeldung ignoriert. Das Feld bleibt dann leer.

Was beim Import mit den Listen passiert

Fall	Ergebnis
Aufgabe mit `duedate`	Landet in „Geplant“. Ausnahme `waiting`: Die Aufgabe bleibt in „Warten auf“, das Datum dient dort als Nachfasstermin.
`list: deferred`	Ein vorhandenes Datum wird entfernt, „Später“ ist immer ohne Datum.
`list: inbox` mit Projekt	Landet in „Jederzeit“, denn Aufgaben mit Projekt gehören nicht in den Eingang.
`list: planned` ohne `duedate`	Landet in „Jederzeit“.
Aufgaben ohne Projekt (`title: ""`)	Landen im Bereich, die angegebene Liste wird beachtet.

Kleines Beispiel

project:
  title: "Urlaub planen"
  area: "Familie"
  format: "p"
  deadline: "m3"

tasks:
  - title: "Vorbereitung"
    header: true

  - title: "Fähre buchen"
    duedate: "d7"
    deadline: "d14"
    checklist:
      - "Termine prüfen"
      - title: "Preise vergleichen"
        done: true

  - title: "Reiseführer besorgen"
    list: "next"

Die „Fähre“ landet wegen des Datums in „Geplant“, der Reiseführer in „Als Nächstes“, die Überschrift gliedert die Liste.

Häufige Fehler

Eine Aufgabe ohne title bricht den ganzen Import ab.
Tabs statt Leerzeichen zum Einrücken.
Datum ohne Anführungszeichen oder in einem anderen Format: Es wird ohne Hinweis ignoriert.
Ein Bereichsname mit abweichender Schreibweise legt einen neuen Bereich an.
Ein großgeschriebener oder unbekannter Listenname schickt die Aufgabe nach „Jederzeit“.
Beide Schreibweisen (einzelne project:-Blöcke und projects:-Liste) in einer Datei.

Hinweis zur Prüfung mit YAML-Werkzeugen. Die Datei besteht aus mehreren Blöcken mit project: auf oberster Ebene. Ein allgemeiner YAML-Validator kann deshalb Fehler wegen doppelter Schlüssel melden. Jeder einzelne Block ist gültiges YAML, Focus one liest die Datei als Ganzes.

Export und Import in der App

YAML exportieren (Pro). Im selben Teilen-Menü eines Projekts: YAML teilen (Pro) oder YAML als Datei sichern … (Pro). Die Datei heißt wie das Projekt und endet auf .yaml. Oben stehen Kommentare zu den Datumsformaten und der Hinweis, dass du für eine wiederverwendbare Vorlage absolute Daten durch relative Werte (d10, m1) ersetzen kannst. Ohne Pro zeigt Focus one die Paywall.

YAML importieren (Pro). Tippe in der Projektliste auf das Menü … (Kreis mit drei Punkten) und wähle Aus Projektvorlage importieren. Danach wählst du eine YAML-Datei im Dateidialog. Ohne Pro erscheint die Paywall. Die Tutorial-Projekte laden auch ohne Pro.

Nach dem Import zeigt Focus one keine Rückmeldung. Prüfe das Ergebnis in der Projektliste.

Per Kurzbefehl importieren (Pro). Die Kurzbefehle-Aktion Projekt aus Vorlage anlegen nimmt den YAML-Text direkt entgegen, ohne Dateidialog. Mehr dazu unter Siri und Kurzbefehle.

Export, Import und Vorlagen