Siri und Kurzbefehle
Mit Siri erfasst du Aufgaben, ohne die App zu öffnen. In der App Kurzbefehle baust du die Aktionen von Focus one in eigene Abläufe ein: Aufgaben mit Liste, Bereich, Projekt und Datum anlegen, Aufgaben einer Liste abrufen, Listen, Bereiche und Projekte öffnen oder ein Projekt als Markdown ausgeben. Fast alles ist kostenlos, nur das Anlegen eines Projekts aus einer Vorlage ist Pro.
Per Siri erfassen
Sage zum Beispiel „Neue Aufgabe in Focus one“. Siri fragt „Wie lautet die Aufgabe?“, du nennst den Titel, und Siri bestätigt mit „Zum Eingang von Focus one hinzugefügt.“ Das ist praktisch im Auto, in der Küche oder beim Spazierengehen.
Diese Sätze funktionieren:
- „Neue Aufgabe in Focus one“
- „Neu in Focus one“
- „Füge eine Aufgabe in Focus one hinzu“
- „Füge eine neue Aufgabe in Focus one hinzu“
- „Füge ein To-do in Focus one hinzu“
- „Neues To-do in Focus one“
- „Erstelle eine Aufgabe mit Focus one“
- „Diktiere eine Aufgabe in Focus one“
- „Schnell hinzufügen in Focus one“
- „Zum Eingang in Focus one hinzufügen“
- „Focus one neue Aufgabe“
Die Aufgabe landet immer im Eingang, ohne Bereich und Projekt. Hat Siri keinen Titel verstanden, sagt sie „Ich habe keinen Titel verstanden.“ und legt nichts an.
Gut zu wissen: Focus one wird dabei nicht geöffnet. Die App übernimmt die Aufgabe, sobald du sie das nächste Mal öffnest, bei laufender App nach wenigen Sekunden. Bis dahin zeigen Widgets und Zähler sie noch nicht.
Die Aktionen in der Kurzbefehle-App
Suche in der Kurzbefehle-App nach Focus one. Dort findest du diese Aktionen:
| Aktion | Was sie tut | Pro |
|---|---|---|
| Neue Aufgabe | Öffnet Focus one mit Quick Add | – |
| Aufgabe hinzufügen | Legt eine Aufgabe mit allen Angaben an, ohne die App zu öffnen | – |
| Aufgabe per Sprache hinzufügen | Fragt nach dem Titel und legt die Aufgabe im Eingang an | – |
| Aufgaben abrufen | Gibt die offenen Aufgaben einer Liste zurück | – |
| Liste öffnen | Öffnet eine Liste, optional in einem Bereich | – |
| Bereich öffnen | Wechselt in einen Bereich oder auf „Alle Bereiche“ | – |
| Projekt öffnen | Öffnet ein Projekt | – |
| Projekt als Markdown holen | Gibt ein Projekt mit seinen Aufgaben als Text zurück | – |
| Projekt aus Vorlage anlegen | Legt Projekte und Aufgaben aus einem YAML-Text an | Pro |
Die Aktionen „Fokus festlegen“ und „Aktuellen Fokus abrufen“ stammen von iOS und betreffen die Fokus-Modi des Systems, nicht Focus one.
Aufgabe hinzufügen
Die Aktion mit den meisten Möglichkeiten. Nur der Titel ist Pflicht, alles andere ist optional:
| Parameter | Bedeutung |
|---|---|
| Titel | Name der Aufgabe |
| Notiz | Text für das Notizfeld |
| Liste | Eingang, Als Nächstes, Geplant, Warten auf, Jederzeit oder Später |
| Bereich | Ein Bereich. „Alle Bereiche“ zählt als kein Bereich |
| Projekt | Ein Projekt. Es bestimmt den Bereich der Aufgabe |
| Datum | Erledigungsdatum („Geplant“). Die App übernimmt nur den Tag, nicht die Uhrzeit |
| Deadline | Deadline der Aufgabe (ebenfalls nur der Tag) |
Focus one wendet dieselben Regeln an wie beim Erfassen in der App:
- Ohne Liste entscheidet der Rest: Mit Datum landet die Aufgabe in „Geplant“, mit Projekt in „Jederzeit“, sonst im Eingang.
- Ein Projekt gibt den Bereich vor. Ein davon abweichender Bereich wird ignoriert.
- „Eingang“, „Als Nächstes“, „Jederzeit“ und „Später“ haben kein Erledigungsdatum. Ein angegebenes Datum wird dort nicht gesetzt.
- „Geplant“ ohne Datum bekommt morgen als Datum.
Focus one wird nicht geöffnet. Die App legt die Aufgabe an, sobald du sie öffnest, bei laufender App nach wenigen Sekunden. Der Kurzbefehl antwortet mit „Aufgabe hinzugefügt.“ Ruft ein Kurzbefehl direkt danach Aufgaben ab, sieht er die neue Aufgabe eventuell noch nicht.
Aufgaben abrufen
Gibt die offenen Aufgaben einer Liste zurück, in der Reihenfolge der App und mit denselben Regeln wie die Listen dort. Die App wird nicht geöffnet.
| Parameter | Bedeutung |
|---|---|
| Liste | Eingang, Fokus, Als Nächstes, Geplant, Warten auf, Jederzeit oder Später. Standard: Als Nächstes |
| Bereich | Optional. Ohne Angabe oder mit „Alle Bereiche“ werden alle Bereiche berücksichtigt. Der Eingang gilt immer bereichsübergreifend |
| Projekt | Optional: nur Aufgaben dieses Projekts |
| Maximale Anzahl | Standard 50, höchstens 500 |
Ohne gewähltes Projekt gilt die Einstellung der App für aktive bzw. inaktive Projekte; wählst du ein Projekt, spielt sie keine Rolle.
Jede zurückgegebene Aufgabe hat die Eigenschaften Titel, Notiz, Projekt, Bereich, Datum und Deadline. In der Kurzbefehle-App kannst du sie einzeln weiterverwenden, zum Beispiel den Titel in einer Mitteilung oder in einem Text.
Liste, Bereich und Projekt öffnen
Diese drei Aktionen öffnen Focus one und führen dorthin. Liste öffnen kennt Eingang, Fokus, Als Nächstes und Geplant und kann zusätzlich einen Bereich wählen. Ohne Bereichsangabe bleibt die App im aktuellen Bereich; mit „Alle Bereiche“ wechselt sie auf alle Bereiche. Bereich öffnen wechselt in den Bereich, die zuletzt gewählte Liste bleibt erhalten. Projekt öffnen zeigt das Projekt.
Projekt als Markdown holen
Gibt ein Projekt mit seinen Aufgaben als Markdown-Text zurück, genau wie Teilen → Markdown in der App. Das ist kostenlos. Den Text kannst du weiterverarbeiten, etwa als Datei in Obsidian oder in den Notizen sichern.
Projekt aus Vorlage anlegen (Pro)
Legt ein oder mehrere Projekte aus einem YAML-Text an, im selben Format wie Aus Projektvorlage importieren in der App. Das Format und eine Vorlage zum Herunterladen findest du unter Export, Import und Vorlagen. Ist der Text nicht lesbar, erscheint „Die Vorlage konnte nicht gelesen werden. Bitte prüfe das YAML-Format.“ und es wird nichts angelegt. Ohne Pro meldet die Aktion, dass das Importieren von Vorlagen eine Pro-Funktion ist.
Beispiele
Aus der Zwischenablage erfassen. Aktionen: Zwischenablage abrufen → Aufgabe hinzufügen (Titel: Zwischenablage). Lege den Kurzbefehl als Widget auf den Home-Bildschirm oder auf den Action Button.
Fokus vorlesen. Aufgaben abrufen (Liste: Fokus) → Text vorlesen oder Mitteilung anzeigen. Ein Satz an Siri, und du hörst, was heute ansteht.
Tagesübersicht am Morgen. Als Automation um 7:30 Uhr: Aufgaben abrufen (Liste: Als Nächstes, Bereich: Büro) → Mitteilung anzeigen mit den Titeln.
Projekt nach Obsidian sichern. Projekt als Markdown holen → Datei sichern in deinem Vault.
Wiederkehrendes Projekt per Vorlage. Ein Text mit deiner YAML-Vorlage → Projekt aus Vorlage anlegen. So legt ein Kurzbefehl jeden Monat die Aufgaben für die Abrechnung an (Pro).
Beim Ankommen im Büro. Automation „Ankunft“ → Bereich öffnen (Büro). Focus one zeigt dir sofort nur die Büro-Aufgaben.
Kurzbefehle auslösen
Du startest einen Kurzbefehl mit Siri, aus der Kurzbefehle-App, als Symbol auf dem Home-Bildschirm, über den Action Button, als Widget der Kurzbefehle-App oder per Automation (Uhrzeit, Ort, Fokus-Modus und mehr). Auch das Teilen-Menü in anderen Apps kann Kurzbefehle starten.
Wenn etwas nicht klappt
- Die Aufgabe erscheint nicht in Focus one. Öffne die App einmal. Per Siri oder Kurzbefehl angelegte Aufgaben werden beim nächsten Öffnen übernommen. Ist der Titel leer, wird nichts angelegt.
- Bereiche oder Projekte fehlen in der Auswahl. Die Auswahllisten stammen von den Daten, die Focus one zuletzt bereitgestellt hat. Öffne die App, damit neue Bereiche und Projekte erscheinen. Bei Projekten erscheinen nur die der aktuellen Ansicht, je nach Einstellung der App die aktiven oder die inaktiven.
- „Focus one konnte die Aufgaben nicht laden.“ Öffne die App einmal und starte den Kurzbefehl erneut.
- „Das Projekt wurde nicht gefunden.“ Das gewählte Projekt wurde gelöscht oder umbenannt. Wähle es im Kurzbefehl neu.
- Siri versteht „Focus one“ nicht. Sage den Satz langsam, oder starte den Kurzbefehl aus der Kurzbefehle-App.
Siri und Kurzbefehle funktionieren auch am Mac.
Siehe auch: Widgets und Steuerelemente, Aufgaben erfassen, Export, Import und Vorlagen.